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Comunicare in azienda: dalla riunione tradizionale al videoconferencing

11 maggio 2002 | di Rossella Franzolin

La comunicazione in azienda, la riunione e la loro efficacia: questi gli elementi che fanno da filo conduttore per l’organizzazione in Bayer.
In questa azienda, infatti, la riunione, in genere, è considerata, dallo stesso management, una metodologia essenziale per scambiare informazioni, prendere decisioni o riorganizzare le attività.
L’evoluzione dalla riunione tradizionale alla videoconference ha significato la realizzazione di un intervento formativo che pianificasse la diffusione della nuova modalità di collaborazione a distanza e fornisse i corretti strumenti ai dipendenti per gestire la novità. Il tutto mantenendo naturalmente inalterata l’efficacia comunicativa. E’ stato così costituito un gruppo di progetto responsabile di gestire al meglio questa transizione.
Inizialmente il gruppo di progetto ha analizzato in modo approfondito entrambe le riunioni attraverso uno schema che ne ha evidenziato il processo, i ruoli coinvolti e gli aspetti relazionali e comportamentali. Questa analisi è nata dall’esigenza di concretizzare gli svariati elementi che si devono considerare per preparare, gestire e concludere una riunione. Ha permesso, inoltre, di operare un confronto diretto tra le due tipologie di riunione evidenziandone gli elementi distintivi e le affinità.
In fase attuativa si è trattato di diffondere e far acquisire due vie per avvicinarsi alla riunione a distanza.
1. Un apprendimento autodidatta, utilizzando tutti gli strumenti da un lato documentali (le “Guide in linea” dell’applicativo usato da Bayer) e dall’altro pratici (sperimentazioni continue).
2. Un apprendimento guidato, facendo leva sulla figura di un “tutor” con incarichi specifici di accompagnamento dei formandi.
Nel dettaglio, la prima è rappresentata da strumenti “manualistici”, ossia più precisamente:
- un opuscolo informativo e descrittivo dell’applicativo che permette la realizzazione di incontri a distanza;
- una brochure riassuntiva delle caratteristiche e delle componenti dell’applicativo;
- una guida rapida per facilitare l’utente nell’individuazione delle operazioni più importanti per organizzare, avviare e gestire una riunione a distanza;
- una check list della riunione per aiutare l’utente a non tralasciare nessun aspetto.

L’azione di tutoraggio a distanza a sua volta viene distinta in due momenti:
- lezioni virtuali ai formandi: queste hanno l’obiettivo di descrivere in maniera approfondita ma graduale, lo strumento utilizzato e di realizzare le prime prove di organizzazione e gestione di una riunione a distanza con il proprio tutor.
- supporto pratico: si tratta di un’azione di assistenza, in tempo reale, ai membri dei gruppi di lavoro che vogliono avvalersi della riunione a distanza in vista di un loro incontro. In tal caso, il tutor di riferimento si metterà a disposizione per assistere il team durante lo svolgimento del proprio meeting.
Dall’intervista con il project leader dell’intervento (1) sono emerse, da una parte, le Opportunità e le Sfide della videoconference e, dall’altra, i Vantaggi e le Debolezze che include in sé (cliccando qui è possibile accedere allo schema riassuntivo dei risultati ottenuti).
L’avvicinamento e l’uso di questa nuova tipologia di riunione risulta facilitato e tutelato dal pacchetto formativo sopra descritto, tanto da ottimizzare i tempi di diffusione e da superare gli ostacoli e le perplessità delle persone. Ma questa diffusione ed evoluzione sembra implicare un superamento della riunione tradizionale che non è, però, da intendersi come sostituzione.
Infatti l’aspetto fisico e relazionale, il guardarsi negli occhi e il cogliere i messaggi del non verbale hanno ancora un valore insostituibile: soprattutto in situazioni problematiche e di tensione politica aziendale, è sconsigliato incontrarsi a distanza per trovare delle soluzioni.

Note
1. Al fine di non escludere alcuna tematica a favore o sfavore della riunione a distanza e di rendere facilmente comparabile questo specifico caso con altri casi aziendali, l’intervista è stata organizzata e si è sviluppata tramite lo strumento della S.W.O.T. Analysis (o “Analisi delle Forze/Debolezze/Opportunità/Rischi): è questo uno strumento di analisi strategica alla base del processo di sviluppo di numerose aziende.
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